【新築の引渡し後】保管すべき書類一覧｜捨ててはいけない重要書類を解説

竣工検査や指摘箇所の手直しが終わると、いよいよ新築住宅の引渡しです。

鍵を受け取ってひと安心……といきたいところですが、引渡し前後には住宅会社や司法書士などから、かなりの数の書類を受け取ります。

聞き慣れない名前の書類も多いため、「とりあえずまとめてしまっておけばいいか」となりがちですが、中には将来の売却・リフォーム・住宅ローン・税金・保証を受けるときに必要になる重要書類もあります。

しかも、一度紛失すると同じものを簡単には再発行できない書類もあります。

この記事では、新築住宅の引渡し後に保管しておきたい書類を、重要度や使う場面とあわせて整理します。

新築引渡し後に保管しておく書類チェックリスト

まずは、引渡し後に手元にあるか確認しておきたい主な書類を一覧で見てみましょう。

書類	保管	主な用途
工事請負契約書・売買契約書	原則保管	契約内容・売却・税務
重要事項説明書	該当する場合は保管	土地・建物の条件確認
建築確認の申請関係書類・確認済証	原則保管	増改築・売却・建物確認
検査済証	原則保管	売却・増改築・建物の確認
設計図書・竣工図・仕様書	原則保管	修理・リフォーム・売却
登記識別情報	厳重保管	売却・抵当権設定などの登記
地盤調査・地盤改良関係書類	該当する場合は保管	地盤・施工内容の確認
工事監理報告書	交付された場合は保管	工事監理内容の確認
住宅瑕疵担保責任に関する書類	原則保管	瑕疵が発生した場合の確認
保証書・アフターサービス規定	原則保管	点検・修理・保証
住宅設備の保証書・取扱説明書	原則保管	故障・交換
住宅性能評価書	該当する場合は保管	性能確認・売却など
長期優良住宅認定関係書類	該当する場合は保管	維持保全・税務・売却など
住宅ローン関係書類	利用者は保管	返済・借り換え・税務
火災保険・地震保険関係書類	加入者は保管	契約確認・保険金請求
工事写真・竣工写真	ある場合は保存	修理・リフォーム・不具合確認

住宅会社や建て方によって、すべての書類が交付されるわけではありません。

「一覧にあるのに手元にない」と慌てるのではなく、自分の住宅ではどの書類が該当するのかを確認していきましょう。

まず残しておきたい新築住宅の重要書類

引渡し時にもらう書類の中でも、住宅そのものの契約・建築・登記に関する書類は長期保管をおすすめします。

工事請負契約書・売買契約書・重要事項説明書

注文住宅なら工事請負契約書、建売住宅などを購入した場合は売買契約書があります。

土地を購入している場合は、土地の売買契約書や重要事項説明書も重要です。

これらは「家が完成したからもう使わない書類」ではありません。

契約内容を確認するときはもちろん、将来住宅を売却するときや、税金の計算で取得時の金額を確認するときにも必要になることがあります。

住宅を売却したあとも税務上必要になる可能性があるため、すぐに処分しないほうが安心です。

建築確認の申請関係書類・確認済証・検査済証

建築確認は、建築しようとする建物が建築基準関係規定に適合しているかを工事前に確認する手続きです。

確認後には「確認済証」が交付され、建築工事完了後に完了検査を受け、建築基準関係規定に適合していると認められると「検査済証」が交付されます。

住宅会社からは、建築確認の申請関係書類と一緒にまとめて渡されることがあります。

これらは新築時だけではなく、

• 住宅を売却する
• 増築・改築する
• 大規模なリフォームをする
• 建物の建築時の状況を確認する

といった場面でも重要になる書類です。

「登記が終わったから不要」と考えず、住宅を所有している間は残しておくのがおすすめです。

なお、確認済証や検査済証を紛失しても、原本そのものを簡単に再発行してもらえるとは限りません。行政庁によっては、台帳記載事項証明書などで確認できる場合があります。

設計図書・竣工図・完成仕様書

設計図書には、平面図・立面図・配置図・構造関係図面・設備図など、建物をつくるために必要な情報が記載されています。

なかでも残しておきたいのが「竣工図」です。

工事中に間取りや配管、設備などを変更した場合、当初の設計図と実際に完成した建物が完全に同じとは限りません。

最終的に施工された状態を反映した図面があれば、将来のメンテナンスやリフォームで役立ちます。

たとえば、壁の中にある配管や配線の位置が分かれば、リフォーム時の調査がしやすくなることもあります。

完成仕様書も同様です。外壁材、屋根材、床材、住宅設備など、最終的に何が使われたのか分かる資料は、交換や補修をするときの手掛かりになります。

設計図・竣工図・仕様書は「家の取扱説明書」の一部と考えて、まとめて保管しておきましょう。

登記識別情報

以前は、不動産の登記が完了すると「登記済証」、いわゆる権利証が交付されていました。

現在は原則として、所有権保存登記などによって登記名義人となった人に登記識別情報が通知されます。

登記識別情報は12桁の符号で、将来その不動産を売却したり、新たに抵当権を設定したりするときなどに、登記名義人本人であることを確認するために使われます。

単なる「登記完了のお知らせ」ではありません。

第三者に番号を知られないよう、ほかの住宅書類以上に慎重に管理してください。

登記識別情報は紛失しても同じ情報を再発行してもらうことはできません。紛失したから所有権を失うわけではありませんが、将来登記するときに別の本人確認手続きが必要になることがあります。

司法書士から受け取った登記関係書類は、安全な場所へまとめて保管しておきましょう。

建物表題登記と所有権保存登記は別の手続き

新築住宅では、「建物表題登記」と「所有権保存登記」という言葉を聞くことがあります。

建物表題登記は、建物の所在・種類・構造・床面積などを登記簿へ記録するための登記です。新築建物の所有権を取得した人には、原則として一定期間内に申請する義務があります。

表題登記を専門家へ依頼する場合は土地家屋調査士、所有権保存登記など権利に関する登記を依頼する場合は司法書士が担当します。

似た名前ですが別の手続きなので、「登記はすべて同じもの」と考えないようにしましょう。

該当する場合に保管しておきたい書類

次の書類は、住宅の仕様や利用した制度によって、ある人とない人がいます。

手元になくても直ちに「住宅会社の渡し忘れ」とは限りません。

地盤調査報告書・地盤改良工事の資料

注文住宅では、建築前に地盤調査を行っているケースが一般的です。

地盤調査報告書には、その土地の地盤状態や調査結果などが記載されています。

調査結果によって地盤改良を行った場合は、改良方法や施工内容が分かる資料も残しておきましょう。

普段見る機会は少ないものの、将来の売却や増改築、不同沈下などの不具合が生じたときの確認資料になります。

工事監理報告書

ここでいう「監理」は、一般的な現場管理とは意味が異なります。

工事監理とは、工事が設計図書どおりに行われているかを建築士が確認する業務です。

工事監理を行った建築士から報告書が交付されている場合は、設計図書などと一緒に保管しておきましょう。

設計住宅性能評価書・建設住宅性能評価書

住宅性能表示制度を利用した住宅では、住宅性能評価書が交付されます。

主に、

• 設計段階の図書審査による「設計住宅性能評価書」
• 施工・完成段階の検査を経た「建設住宅性能評価書」

があります。

耐震性や断熱性など、住宅の性能を共通のルールに基づいて評価した資料で、将来住宅を売却するときや住宅性能を確認するときなどに利用できます。

住宅性能評価書は、すべての新築住宅に必ず交付される書類ではありません。

長期優良住宅の認定関係書類

長期優良住宅の認定を受けている場合は、認定通知書だけでなく、認定申請に関する書類や維持保全計画などもまとめて保管してください。

長期優良住宅では、認定を受けた計画に基づいて住宅を維持保全し、建築・点検・修繕などの記録を作成・保存していくことが重要になります。

つまり、認定通知書を引渡し時のファイルへ入れて終わりではありません。

• 定期点検
• 修繕
• 設備交換
• リフォーム

などを行った場合は、その記録も残しておきましょう。

将来住宅を売却・相続するときにも重要になるため、住宅と一緒に引き継いでいく資料と考えると分かりやすいでしょう。

住宅瑕疵担保責任に関する書類

新築住宅では、構造耐力上主要な部分と雨水の浸入を防止する部分について、売主や請負人が10年間の瑕疵担保責任を負います。

さらに、新築住宅を供給する建設業者や宅地建物取引業者には、原則として住宅瑕疵担保保証金の供託または住宅瑕疵担保責任保険への加入による資力確保が求められています。

ここで注意したいのは、「新築住宅なら全員に同じ保険証券が交付される」というわけではないことです。

保険方式の場合と供託方式の場合があり、保険を利用している住宅では保険付保証明書などが交付されます。

「10年保証」という言葉だけではなく、どの制度や保証によるものなのかも確認しておくと、万一不具合が起きたときに判断しやすくなります。

保証書・設備説明書・工事写真もまとめて保管

建物保証書・アフターサービス規定

住宅会社独自の保証書やアフターサービス規定には、

• 保証される部分
• 保証期間
• 保証対象外となる条件
• 定期点検の時期
• 保証延長の条件
• 有償メンテナンスの必要性

などが記載されています。

「60年保証」「長期保証」といった年数だけを見るのではなく、保証を継続するために定期点検や有償工事が必要なのかまで確認しておきましょう。

住宅設備機器の保証書・取扱説明書

キッチン、浴室、トイレ、給湯器、換気設備、インターホン、太陽光発電設備などの保証書・取扱説明書もまとめて保管します。

「キッチン」「浴室」「給湯器」「電気設備」などに分類しておくと、故障したときに探しやすくなります。

保証期間が終わったあとも、型番や仕様、交換部品を確認するときに役立つことがあるため、設備を交換するまでは残しておくと便利です。

工事施工写真・竣工写真

工事中や完成時に撮影した写真も保存しておきましょう。

特に、完成すると見えなくなる、

• 基礎
• 構造材
• 断熱材
• 配管
• 配線
• 防水施工

などの写真は貴重です。

将来リフォームするときや、不具合が起きたときの参考になることがあります。

完成時の外観・内観写真も、引渡し時の状態を確認する資料として残しておくとよいでしょう。

引渡し書・鍵の受領書など

住宅会社によっては、引渡し書、建物受領書、鍵の受領書などが交付されます。

全国共通の名称や様式ではありませんが、「いつ、どの状態で建物や鍵を受け取ったのか」を確認できる資料になるため、契約書類と一緒に保管しておくとよいでしょう。

住宅ローン・税金・保険の書類も捨てない

住宅ローン関係の書類

住宅ローンを利用した場合は、金融機関との契約書類も大切に保管します。

代表的なものには、

• 金銭消費貸借契約に関する書類
• 返済予定表
• 住宅ローンの契約条件が分かる書類
• 年末残高に関する書類

などがあります。

借り換えや繰り上げ返済、住宅ローン控除などで内容を確認することがあります。

また、住宅ローン控除では、住宅や入居時期などによって必要な書類が異なります。売買契約書や工事請負契約書、住宅性能を証明する書類などが税務手続きに関係することもあります。

少なくとも住宅購入直後は、契約・ローン・性能・税金関係の書類を一つにまとめておくと手続きがしやすくなります。

火災保険・地震保険の書類

火災保険や地震保険へ加入した場合は、保険証券や契約内容が確認できる書類も残しておきましょう。

実際に火災・水害・風災などの被害に遭ったとき、補償内容を確認するために必要です。

保険を更新・変更した場合は、古い契約と現在有効な契約が混ざらないよう整理しておくと分かりやすくなります。

新築の書類は何年保管すればいい？

「引渡し書類は何年間保存すればいい？」と迷う方も多いと思います。

ただし、住宅関係の書類をすべて「○年間」と一律に決めることはできません。

以下は、施主側で保管しておく実務上の目安です。すべての書類について、法律でこの期間の保存が義務付けられているという意味ではありません。

書類の種類	保管の目安
確認済証・検査済証	住宅を所有している間は保管
設計図書・竣工図	住宅を所有している間は保管
登記識別情報	所有している間は厳重保管
長期優良住宅関係	住宅とともに長期保管
住宅性能評価書	住宅を所有している間は保管
契約書・取得費関係	売却後の税務も考えて長期保管
建物保証・アフターサービス	保証期間中は必須。終了後も残しておくと便利
設備保証書・説明書	設備を交換するまでを目安
住宅ローン関係	返済・税務手続きに必要な期間は保管
工事・竣工写真	データなら長期保存がおすすめ

迷った場合は、住宅そのものに関係する書類については「家を持っている間は捨てない」と考えると分かりやすいでしょう。

特に長期優良住宅では、認定時の書類だけでなく、その後の点検・修繕などの記録を残していくことも重要です。

紙の原本とデータの両方で保管すると安心

引渡し書類は、一つの大きなファイルやボックスへまとめておくのがおすすめです。

さらに、紛失や災害に備えて、図面・保証書・契約書などはスキャンしてPDFでも保存しておくと探しやすくなります。

例えば、

• 01_契約関係
• 02_建築確認・検査
• 03_設計図・竣工図
• 04_保証・点検
• 05_住宅設備
• 06_住宅ローン・税金
• 07_保険
• 08_工事写真

のように分けておけば、数年後でも必要な資料を探しやすくなります。

ただし、登記識別情報は扱いが別です。

秘密にすべき情報なので、必要もないのに番号部分を撮影したり、メールやメッセージアプリで共有したりすることは避け、原本を安全な場所で管理しましょう。

必要な書類が見つからない・紛失した場合はどうする？

引渡し書類を確認してみると、「確認済証がない」「竣工図をもらった記憶がない」ということもあります。

まずは施工したハウスメーカー・工務店・設計事務所へ確認してください。

書類の種類によっては、

• 住宅会社
• 設計事務所
• 指定確認検査機関
• 所管行政庁
• 住宅性能評価機関
• 司法書士
• 土地家屋調査士
• 金融機関

などに記録や控えが残っている場合があります。

ただし、元の書類そのものを再発行できないケースもあります。

特に登記識別情報は、紛失しても同じ情報を再発行してもらうことはできません。将来登記が必要になった場合には、司法書士などへ相談して必要な本人確認手続きを行うことになります。

必要になってから探すよりも、引渡し直後に一度すべての書類を確認しておくほうが安心です。

まとめ｜新築の引渡し書類は「今使わない」だけで捨てない

新築住宅の引渡しでは、大量の書類を受け取ります。

その中には、数年間まったく見ることのない書類もあるでしょう。

しかし、

• 住宅に不具合が発生したとき
• 保証を受けるとき
• 住宅ローンや税金の手続きをするとき
• リフォームや増改築をするとき
• 住宅を売却するとき

になって、初めて必要性に気づく書類も少なくありません。

特に、契約書、確認済証・検査済証、設計図書・竣工図、保証関係書類、登記識別情報、長期優良住宅や住宅性能評価に関する書類は大切に保管してください。

これらは単に新築時の記念として残すものではなく、その家がどのような契約・設計・手続きを経て建てられたのかを後から確認するための資料でもあります。

引渡しが終わったら段ボールへ入れっぱなしにせず、一度だけ時間を取って「住宅関係書類」として整理し、重要書類は原本を安全に保管、必要に応じてデータでもバックアップするところまで済ませておきましょう。